黃俊傑

此次我將談談在華采購中的人性面因素,分為四篇,本文是第二篇。在上一篇中,我闡述了如何巧妙地“放開”缺乏競爭力的單一供應商,為整個組織節省成本。在本篇文章中,我將探討提高采購透明度的問題:提高透明度通常被認為是發掘隱性價值的關鍵方法之一,但有時候,對采購流程的諸多細節秘而不宣反而更好。

提高透明度是把雙刃劍

提高透明度通常被認為是采購中發掘隱性價值的穩妥方式之一。記錄和溝通供銷活動中的每一個細節,能夠降低錯失價值的可能性。但是,透明度也是一把雙刃劍,若利用不慎,它可能會成為供應商/客戶在談判中對付己方的武器,也可能阻礙一線員工提出成本節省的創新性想法。

例如,將原本鮮為人知的價值源登記在冊,會給供應商/客戶提供更多發現它們的可能,并將其作為己方的談判籌碼。不妨來看一個例子:一位客戶訂購了一套設備,選用木制托盤進行包裝,以保證運輸安全,但通過循環利用,你巧妙地回收了70%的包裝價值。如此一來你便能節省70%的包裝費用,但如果客戶發現他們支付的是全額包裝費用,那么肯定會向你索要相應退款,不僅會消除包裝回收為你帶來的價值,還會令你處于更加不利的談判地位。

識破供應商的“小伎倆”

不僅如此,一線采購人員還可識破很多類似的“伎倆”,幫助企業節省成本。比如:

  • 供應商將多個環節都涉及的項目開支重復計入發票,夸大成本。例如,一臺設備需要替換多個零件,維修商會故意將設備拆裝成本計入每個零件的替換成本中,重復收取設備拆裝費。
  • 承包商對項目的定價低于成本價,而寄希望于合同簽訂之后從超出合同范圍的其他工作中攫取高額利潤。
  • 供應商對小批量產品提供較低的單位報價,但是對大批量產品提高報價,收回利潤。
  • 相關人員對詢價(RFQ)回復進行預篩選,有意凸顯他們青睞的供應商。
  • 相關人員口頭上對除了其青睞供應商之外的其他所有潛在供應商提出更高要求,為了保證質量,這些供應商會提高報價,如此一來,缺乏競爭力但備受青睞的供應商便能以較低的報價贏得合同。
  • 供應商預先協調,分別專注于/著眼于市場、產品系列或項目范圍的不同部分,從而避免價格戰,侵蝕利潤。
  • 在報價階段未明確緊急訂單的價格溢價。供應商有意延長合同中的交貨期限,寄希望于從后續的交易中”制造”更多緊急交貨,伺機收取高額溢價,旨在以更低的單位競價贏得合同,卻隱瞞了競價環節以外的總成本。

巧妙避開陷阱,不妨試試以下幾點

提高透明度的確能夠幫助企業找出類似的隱性成本節省機會,但是,如果揭開這些隱藏價值源后,企業不得不投入更多來實現節省效果,卻又沒有為企業內部的利益相關者帶來相應回報,那么內部的利益相關者可能就會合伙阻撓這些機會浮出水面。解決這個問題的秘訣在于,為相關人員提供恰當的激勵,鼓勵他們發現并分享這種能夠創造價值的想法,并適當調節透明度。

在挖掘透明度帶來的利潤的同時,也要盡量避開陷阱,您不妨試試以下幾項原則:

  1. 信息透明,但并非所有數據都自由共享。對于企業中掌握或可獲取敏感商業信息的人員,企業應制定嚴格的限制條件并堅決執行。例如,企業可允許不同工廠的企業資源規劃(ERP)系統相互聯動,比如深圳工廠和北京工廠,以便做到標準的統一,但同時也應嚴格限制訪問權限,只有經過嚴格篩選的個別人員才有權訪問供應商的報價信息。這一定程度上可減少當前供應商的報價泄露,避免其他供應商惡意利用泄露信息獲得合同。
  2. 利用數字化技術實現數據采集自動化,防止數據泄露。盡可能規避手動輸入數據,增強數據安全薄弱點的安全性。
  3. 規定結果,而非過程。這可為利益相關者進行創新提供更多可能,但前提是,你所設定的目標要能夠權衡不同部門之間及長短期價值創造之間的利益沖突。
  4. 獎勵創新思想。企業應對一線員工提供適當激勵,鼓勵他們分享想法,并直接與績效掛鉤,以盡可能規避人為判斷帶來的偏差。
  5. 及時行動,避免過度分析。鼓勵并創造條件,激勵利益相關者試水新想法,無悔行動。

企業可采取更優做法

中國有句老話,“上有政策,下有對策”。在應對在華采購中的人性面因素時,這句話尤為貼切。我們應謹防對政策方針和規章制度過度依賴,因為它們正是“影響鏈”的力量源泉,能賦予特定的執行者和非執行者一定的權力。與此同時,集中式決策也會為你制造瓶頸,甚至會導致你的企業陷入癱瘓。我認為,企業可采取更優做法:通過營造良好的環境氛圍激勵員工不斷提高創造力,主動發現隱藏的價值創造機會并善加利用,從而惠及整個企業。

在下一篇文章中,我將探討如何通過“成本反向分析”法與供應商合作共贏,將成本結構分析從誘發沖突的源泉轉變為促進合作的催化劑。

 

作者簡介

黃俊傑(James Wong)為麥肯錫資深副總裁,廣受中國本土及跨國企業眾多CEO的歡迎,曾多次被特聘為CPO,幫助公司尋求最大采購價值。他曾先后與15個國家的50多家組織展開過深入合作,尤其關注中國區的業務運營及員工心理學。